Die neue Rz 735e LStR 2002 besagt praktisch, dass die pauschale Auszahlung von Tagesgeldern nicht schädlich sein muss, wenn ordnungsgemäße Aufzeichnungen der jeweils einzelnen Dienstreisen geführt wurden. Hier wird im Grunde genommen eine Kernaussage eines VwGH-Erkenntnisses wiedergegeben (VwGH 16.11.2023, Ra 2022/15/0078 = WPA 1/2024, Artikel Nr. 19/2024)

Sowohl die Steuerbefreiung des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 - ebenso wie § 26 Z 4 EStG 1988 – setzen voraus, dass die von ihr erfassten Reiseaufwandsentschädigungen für jede Reisebetätigung einzeln abgerechnet werden und die Leistungen des Arbeitgebers sohin Ersatz für eine bestimmte Dienstreise bzw. Tätigkeit sind.

Den Regelungen des § 26 Z 4 sowie § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 liegt nämlich insoweit der Gedanke einer geteilten Kontrolle durch Arbeitgeber und Finanzverwaltung zugrunde, als dem Arbeitgeber im Rahmen der (Abrechnung der Reise und der) Lohnsteuerberechnung bereits die Ermittlung und Überprüfung der Daten jeder einzelnen Dienstreise obliegt, während der Steuerverwaltung nur eine nachträgliche Überprüfung zukommt.

Dabei muss die Richtigkeit des vom Arbeitgeber vorgenommenen Lohnsteuerabzuges für das Finanzamt jederzeit leicht nachprüfbar sein.

Liegen solche Aufzeichnungen tatsächlich vor und war jede Dienstreise grundsätzlich einzeln und für die Finanzverwaltung nachprüfbar in der Lohnverrechnung erfasst, so stellt auch eine anschließende falsche („vereinfachte“) Tagessatzberechnung nicht die Zulässigkeit der steuerfreien Tagesgeldgewähr an sich in Frage, sondern löst lediglich eine Berichtigungspflicht aus.

Wurden hingegen von Vornherein keine ordnungsgemäßen und nachvollziehbaren Aufzeichnungen geführt, sodass auch im Nachhinein keine Überprüfung und Neuberechnung einer korrekten Tagesgeldabrechnung möglich ist, so stellt sich die Ausbezahlung der Tagesgelder als pauschal und steuerpflichtig dar. Dabei können sich – aufgrund der unterschiedlichen Anwendungsvoraussetzungen des § 26 Z 4 und des § 3 Abs. 1 Z 16b EStG 1988 - mitunter auch unterschiedliche Aufzeichnungsvoraussetzungen für diese beiden Bestimmungen ergeben (VwGH 16.11.2023, Ra 2022/15/0078).

Es bleibt noch abzuwarten, ob diese Rz in dieser Form auch im endgültigen Erlass so aufscheinen wird.